无论您是否有需要分享的内部政策变更，或者您正在领导一个投资者需要了解的项目，备忘录都是在您的组织内传达有价值信息的最佳方式。备忘录是将此类信息传播给您的同事、租户、志愿者或其他内部组织成员的好方法。
你应该什么时候发送备忘录？你怎么写备忘录？我们将回答这些问题，并为您提供创建备忘录的分步指南，并分享大量备忘录示例。
什么是备忘录？
备忘录是一种通知一群人特定问题、解决方案或事件的方式。备忘录应该简短、直接且易于阅读。它会通知收件人并提供包含具体后续步骤的行动计划。
您可以将备忘录以纸质信函、传真或PDF附件的形式发送到电子邮件中。尽管电子邮件的广泛使用在许多情况下基本上取代了备忘录，但备忘录仍然有助于一些重要的信息。
备忘录的目的是什么？
英国代写 备忘录专为企业或组织的官方内部通信而设计。它们通常被发送到整个组织，但对于通知单个部门、团队或较小的一群人也很有用。备忘录使用简单、易于理解的格式传播必要的信息。
写备忘录的八个步骤
备忘录应该始终是专业和礼貌的——不管你介绍的主题是什么。专注于事实和可行的计划。您不应该在商务备忘录中使用表情符号。保持简洁、直接和清晰，并且只包含必要的信息。
1标题
标题列出了接收备忘录的人员、发送备忘录的人员、编写备忘录的日期以及备忘录的主题。您可以在下面查看如何格式化此部分。
致：[收件人的全名和职称或部门]
来自：[您的全名和职位]
日期：[今天的日期]
主题：[备忘录是关于什么的]
由于您在标题中提到了收件人，因此无需包含问候语。
2开幕词
这部分可以是一到三个句子。开场白是您简要说明备忘录目的的地方。仅包括本节中最重要信息的摘要。稍后您将能够了解详细信息。
试着从“我写信通知你”开始...”
3语境
用三到十句话，提供上下文。上下文是您让人们知道您在写什么、为什么要写它们以及任何其他关键信息的地方。
本节可能包括以下内容：
支持证据
为什么您的组织做出您在备忘录中讨论的决定
背景资料
问题陈述
你是如何发现问题的
重要的时间或日期
其他关键点
4号召性用语和任务说明
这部分可以是两到三个句子，也可以是一个项目符号列表。这是您为收件人安排后续步骤的地方。写下收件人在阅读备忘录后应该做什么，或者你打算如何解决你所描述的问题。
试着写，“请在 [截止日期] 之前 [您希望完成的任务]”或“感谢您在这件事上的合作”。
5讨论
这部分的目的是说服收件人遵循您建议的操作。从最关键的信息开始，列出支持您想法的所有细节。提供具体的支持事实、想法和研究来支持你的备忘录，从最强到最弱组织信息。
6结束
结束部分是一个以礼貌的方式结束备忘录的机会。我们建议您也在这里分享您希望收件人再次采取行动的内容。一般来说，备忘录不包括告别。但是，如果您想拥有一个，请务必保持简短。
7可选添加
如果需要，您可以在备忘录中包含摘要或附件。如果您的备忘录超过一页，您应该包括一个摘要。摘要可帮助收件人更轻松地消化您共享的信息。
您可以将摘要放在结束陈述之前。摘要可能会列出关键建议、重要信息、参考资料、方法或您使用的资源的总结。如果您的备忘录中的信息需要进一步澄清，您可以将其放在本节中。摘要可以是几句话，也可以是关键信息的要点列表。
您的补充信息应包括您想要共享的任何文档，例如图表、列表、表格或照片。如果您选择包含附件，请在结束时附上关于您所附内容的注释。
如果您通过电子邮件发送备忘录，则可以将这些附加附件添加到您的电子邮件中。如果您以信函或传真的形式发送备忘录，请在备忘录文档的最后一页后附上这些信息。
请参考您的附件：“附件：[附件名称]，[创建日期]。”
8修订
现在你已经写好了你的备忘录，是时候修改了！请按照以下步骤确保您的备忘录尽可能清晰简洁。记住：越短越好。
剪掉任何不必要的材料。
澄清你的主要观点。
校对拼写、语法和标点错误。
检查您的事实和资源。
在发送之前从同事那里获得反馈。